生成AI活用術：社内FAQを効率化する具体事例を解説
現代のビジネス環境において、企業は迅速かつ効率的な情報提供が求められています。特に社内FAQは、従業員が必要な情報を迅速に得るための重要なツールです。従来のFAQシステムは静的であり、情報の更新や管理が煩雑でしたが、生成AIの導入により、これらの課題を解決することが可能になりました。本記事では、生成AIを社内FAQで効果的に活用する方法について詳しく解説します。
1.経費精算
生成AIの利用用途の一つとして、経費精算のマニュアルを生成AIに読み込ませて、FAQにする方法があります。経費精算は多くの企業で重要な業務ですが、従業員が抱える疑問は多岐にわたります。生成AIを活用することで、経費精算に関するマニュアルを自動的に分析し、従業員からの質問に回答することが可能です。
これにより、従業員は迅速に必要な情報を得ることができ、業務の効率化が図れます。また、生成AIは常に最新の情報を反映できるため、マニュアルの更新も容易になります。結果として、経費精算に関する疑問を解消し、業務の円滑な遂行をサポートすることができます。
2.就業規則
企業において就業規則は、従業員の権利や義務を明確にするための重要な文書です。しかし、従業員が就業規則を理解するのは容易ではなく、疑問や不安を抱えることが多いです。そこで、生成AIを活用することで、就業規則を自動的に分析し、従業員が抱く可能性のある疑問に対する回答を生成することができます。
このプロセスでは、就業規則を読み込ませた生成AIが内容を理解し、質問に回答します。これにより、従業員は必要な情報を迅速に得ることができ、業務の効率化が図れます。さらに、生成AIによって生成された情報は、従業員からのフィードバックを基に改善することが可能です。これにより、より使いやすい情報源となり、従業員の理解を深める手助けとなります。結果として、就業規則に関する疑問を解消し、企業内のコミュニケーションを円滑にすることが期待できます。
3.業務マニュアル
業務マニュアルは、従業員一人ひとりが均一した品質で業務を遂行するために欠かせない存在です。しかしながら、膨大な量のマニュアルを隅々まで読み込むことは容易ではなく、重要なポイントを見落としてしまうリスクも孕んでいます。生成AIは業務マニュアルの内容を分析し、疑問点への回答、必要な手順や確認事項の作成などを迅速に対応することができます。
生成AIを活用することで、従来は人間が行っていたマニュアル確認の手間を大幅に削減できるだけでなく、確認漏れや人為的なミスを未然に防ぐ効果も期待できます。さらに、マニュアルの内容が更新された際には、最新の情報を反映したマニュアルを再度AIに学習させることで、常に最新の確認リストを従業員に提供することが可能となります。生成AIは、業務効率化とヒューマンエラーの削減を両立させることができるのです。
４.お客様対応マニュアル
RAG機能を搭載した生成AIをお客様対応マニュアルの確認に活用することには、多くの利点があります。まず、RAG機能により、最新のマニュアルや関連文書からリアルタイムで情報を取得できるため、常に正確な情報を顧客に提供できます。これにより、顧客満足度が向上します。
また、生成AIは迅速に回答を生成できるため、問い合わせへの対応時間を短縮し、信頼性の高いサービスを実現します。さらに、一貫性のある情報提供が可能となり、情報のばらつきを防ぐことができます。
業務効率も向上し、従業員はマニュアルを確認する手間を省き、より重要な業務に集中できるようになります。加えて、顧客の問い合わせデータを分析することで、ニーズやトレンドを把握し、サービスの改善に役立てることができます。
5.まとめと生成AIプラットフォーム【Crew（クルー）】のご案内
生成AIを社内FAQで活用することにより、情報提供の効率化や業務のスムーズな遂行が実現します。
また、従業員が必要な情報を迅速に得ることができる環境を整えることで、企業全体の生産性向上につながります。
今回ご紹介した事例以外にも活用方法はたくさんありますので、ぜひ本記事を参考に、生成AIを活用して業務の効率化の実現に役立ててください。
また本記事で紹介した活用事例は、法人向け生成AIプラットフォーム【Crew(クルー)】を通じて生成されました。
Crewでは、生成AIに初めて触れる人でも効果的に活用できるよう、生成AIへの指示文を補助するテンプレートが豊富にあり、企業での生成AI活用の普及に大きく貢献します。
本記事を通じてCrewに興味をお持ちいただいた方は、下記リンクよりお気軽にお問い合わせくださいませ。
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